Ketahui Manfaat Sistem Procurement bagi Kemajuan Perusahaan

Peran sistem procurement dalam kemajuan perusahaan tidak bisa diabaikan. Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan kompetitif, manajemen pengadaan yang efisien adalah kunci untuk mengoptimalkan operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Artikel ini akan menggali lebih dalam tentang pengertian, fitur, manfaat, proses, dan pentingnya fokus pada aktivitas sistem procurement.

Daftar Isi

• Pengertian Sistem Procurement
• Fitur yang Umum Ditemukan di Sistem Procurement
• Manfaat Sistem Procurement Pada Perusahaan
• Proses Sistem Procurement
• Fokus Dalam Aktivitas Sistem Procurement
• Koneksi Sebagai Penyedia Sistem Procurement
• Kesimpulan

Pengertian Sistem Procurement

Sistem Procurement adalah rangkaian proses yang perusahaan lakukan untuk mendapatkan barang, jasa, atau bahkan sumber daya yang penting.

Proses procurement ini mencakup langkah mulai dari mengidentifikasi kebutuhan, memilih pemasok, negosiasi harga, pemesanan, pengiriman, hingga purchasing. Tujuannya adalah memastikan pasokan yang tepat waktu, berkualitas, dan juga biaya efisien.

Dalam bisnis yang dinamis, pengadaan memainkan peran penting dalam menjaga operasional yang lancar dan juga mencapai tujuan bisnis.

Fitur yang Umum Ditemukan di Sistem Procurement

Dalam dunia bisnis modern, sistem procurement menjadi kunci untuk mengoptimalkan proses pengadaan barang dan juga jasa. Berikut adalah beberapa fitur yang umumnya ada dalam Procurement System:

Manajemen PR, RFQ, dan PO (Purchase Requisition, Request for Quotation, dan Purchase Order)

Dalam pengadaan yang efektif, koordinasi antara berbagai departemen dan tim sangatlah penting.

Fitur ini memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang lancar antara departemen yang membutuhkan barang atau jasa (Purchase Requisition), departemen pengadaan yang merespons permintaan dengan penawaran (Request for Quotation), dan akhirnya departemen yang mengeluarkan pesanan pembelian (Purchase Order).

Sistem ini memastikan bahwa setiap langkah dalam rantai pengadaan tercatat secara sistematis, mengurangi kebingungan dan meningkatkan efisiensi.

Sistem procurement membantu penghitungan biaya pembelian otomatis

Fitur penghitungan biaya pembelian otomatis memainkan peran penting dalam menghindari kesalahan perhitungan yang dapat merugikan perusahaan.

Dengan mengumpulkan data dari permintaan penawaran (RFQ) dan pesanan pembelian (PO), sistem ini secara otomatis menghitung biaya yang terlibat dalam setiap transaksi.

Ini bukan hanya mengurangi risiko kesalahan manusia, tetapi juga memberikan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana menggunakan anggaran perusahaan.

Manajemen blanket order

Beberapa pengadaan melibatkan barang atau jasa yang dibutuhkan secara berkala dan konsisten.

Fitur manajemen blanket order memungkinkan perusahaan untuk membuat pesanan yang berulang secara otomatis dalam periode yang berlaku.

Hal ini sangat bermanfaat untuk menghindari kerumitan dalam pemesanan berulang dan memastikan pasokan tetap ada tanpa perlu tindakan manual setiap kali.

Online portal untuk supplier

Kerja sama dengan pemasok adalah elemen penting dalam pengadaan yang sukses. Sistem procurement modern menawarkan portal online yang memfasilitasi interaksi antara perusahaan dan pemasok.

Melalui portal ini, pemasok dapat mengirimkan penawaran, melihat pesanan yang ditempatkan, serta memantau status pengiriman.

Selain itu, cloud procurement ini juga memungkinkan perusahaan untuk menjaga komunikasi yang efisien dan transparan dengan pemasok, yang merupakan faktor penting dalam menjaga hubungan bisnis yang baik.

Rating untuk supplier

Kualitas pemasok adalah kunci dalam memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan standar yang diharapkan.

Fitur rating untuk pemasok memungkinkan perusahaan memberikan penilaian dan ulasan terhadap performa pemasok.

Ini tidak hanya memberikan umpan balik konstruktif kepada pemasok, tetapi juga membantu dalam pengambilan keputusan saat memilih pemasok untuk proyek masa depan.

Manajemen persetujuan untuk pembelian

Pada banyak kasus, proses persetujuan diperlukan sebelum suatu pembelian dapat dilakukan. Fitur manajemen persetujuan untuk pembelian memfasilitasi proses ini dengan mengatur alur kerja persetujuan berdasarkan hierarki atau kebijakan perusahaan.

Dengan demikian, setiap pembelian melewati tahap persetujuan yang tepat sesuai dengan aturan perusahaan.

Tender pembelian

Dalam beberapa kasus, pengadaan memerlukan proses kompetitif untuk memilih pemasok terbaik.

Fitur tender pembelian memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengelola proses tender.

Dari mulai penyusunan persyaratan hingga evaluasi penawaran, sistem ini membantu dalam memastikan bahwa pemasok yang terpilih adalah yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sistem procurement membuat Otomatisasi pesanan

Tugas-tugas manual dapat menghambat efisiensi. Fitur otomatisasi pesanan mengatasi ini dengan memungkinkan pembuatan pesanan pembelian secara otomatis berdasarkan permintaan yang masuk.

Hal ini tidak hanya mengurangi waktu untuk pengolahan manual, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan dan mengoptimalkan aliran kerja.

Setiap fitur ini, dengan fokus pada efisiensi, transparansi, dan peningkatan pengelolaan pengadaan, membantu perusahaan dalam menghadapi tantangan pengadaan modern. 

Manfaat Sistem Procurement Pada Perusahaan

Penggunaan sistem procurement dalam operasional perusahaan memiliki dampak yang signifikan terhadap efisiensi, transparansi, dan keberlanjutan bisnis. Berikut ini adalah sejumlah manfaat implementasi sistem procurement yang efektif:

• Sistem procurement meminimalisir tindak kecurangan

Transparansi adalah kunci dalam mencegah tindak kecurangan di dalam proses pengadaan. Sistem procurement memberikan catatan dan dokumentasi yang akurat dari setiap langkah, mulai dari permintaan pembelian hingga pembayaran.

Ini membantu mengidentifikasi potensi tindak kecurangan seperti penggelembungan harga, kolusi, atau penyalahgunaan wewenang.

Keakuratan data juga membuat proses audit lebih mudah dan efisien, sehingga meminimalisir risiko kerugian akibat tindak kecurangan.

• Integrasi dengan sistem lain

Salah satu manfaat besar dari sistem procurement adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan, seperti manajemen persediaan atau akuntansi.

Integrasi ini memungkinkan aliran data yang mulus di antara departemen, menghindari duplikasi informasi, dan meningkatkan akurasi.

Misalnya, informasi mengenai pesanan pembelian dapat langsung terperbarui ke sistem akuntansi, memastikan pengeluaran tercatat secara akurat dan laporan keuangan lebih tepat waktu.

• Membantu menghemat pengeluaran dan mengelola anggaran

Sistem procurement memungkinkan perusahaan untuk mengelola anggaran dengan lebih efektif. Dengan pengawasan yang lebih baik terhadap setiap transaksi pengadaan, perusahaan dapat memantau pengeluaran dan mencegah pemborosan.

Selain itu, fitur penghitungan biaya pembelian otomatis membantu dalam merencanakan anggaran dengan lebih akurat.

Dalam jangka panjang, penghematan biaya ini dapat berkontribusi pada peningkatan profitabilitas perusahaan.

• Sistem procurement meningkatkan efisiensi proses

Sistem procurement menggantikan tugas manual dengan proses otomatis yang cepat dan efisien.

Proses seperti pembuatan permintaan pembelian, persetujuan, dan pembuatan pesanan dapat diotomatisasi, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tahap.

Ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia, sehingga memastikan melakukan pengadaan dengan presisi.

• Memastikan kualitas barang dan jasa

Menerima kualitas barang dan jasa dari pemasok adalah aspek kritis dalam pengadaan. Melalui sistem procurement, perusahaan dapat memantau kinerja pemasok dengan lebih baik melalui fitur rating dan ulasan.

Informasi ini membantu dalam memilih pemasok yang dapat diandalkan dan berkualitas tinggi.

Dengan pemasok yang konsisten memberikan barang atau jasa berkualitas, perusahaan dapat menjaga kualitas produk atau layanannya kepada pelanggan.

• Meningkatkan pengambilan keputusan

Dengan memiliki data yang akurat dan terkini, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih baik dalam hal pengadaan.

Informasi mengenai tren pembelian, biaya, dan performa pemasok dapat membantu dalam merumuskan strategi pengadaan yang lebih efektif.

Keputusan yang didasarkan pada data cenderung lebih rasional dan tepat sasaran, membantu perusahaan untuk meraih keuntungan yang lebih besar.

• Menjaga kepatuhan regulasi

Bisnis modern beroperasi dalam kerangka regulasi yang ketat. Sistem procurement memungkinkan perusahaan untuk menjaga kepatuhan terhadap aturan-aturan yang berlaku dalam proses pengadaan.

Mulai dari transparansi hingga standar kualitas, sistem ini membantu perusahaan menghindari risiko pelanggaran yang dapat berakibat pada sanksi atau reputasi yang rusak.

Dari penghematan biaya hingga peningkatan efisiensi, manfaat-manfaat ini membantu perusahaan memperkuat fondasi operasionalnya, meningkatkan daya saing, dan menciptakan keberlanjutan bisnis jangka panjang.

Proses Sistem Procurement

Proses procurement adalah tahapan yang kompleks dan strategis dalam perjalanan suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan.

Terdiri dari serangkaian langkah yang terstruktur, proses sistem procurement memastikan bahwa pengadaan dilakukan dengan efisien, transparan, dan sesuai dengan tujuan bisnis. Berikut adalah penjelasan lebih mendalam mengenai setiap tahap dalam proses procurement:

Identifikasi kebutuhan

Tahap pertama dalam proses sistem procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan. Bagian ini melibatkan departemen-departemen dalam perusahaan untuk menentukan barang atau jasa yang diperlukan.

Identifikasi kebutuhan harus mempertimbangkan tujuan bisnis, anggaran yang tersedia, serta jadwal pengadaan yang diinginkan. Klarifikasi kebutuhan yang tepat menjadi langkah kunci untuk memulai proses pengadaan yang berhasil.

Otorisasi pembelian berdasarkan keputusan manajemen

Sebelum suatu pembelian dapat dilakukan, tahap persetujuan atau otorisasi diperlukan. Keputusan ini berada dalam tanggung jawab manajemen dan departemen yang bersangkutan.

Setiap pembelian harus disetujui berdasarkan pertimbangan anggaran, prioritas bisnis, dan kebijakan perusahaan.

Langkah ini penting untuk menghindari pembelian yang tidak perlu dan memastikan pengeluaran yang sesuai dengan tujuan perusahaan.

Tender kepada supplier dan vendor

Jika perusahaan memerlukan sejumlah besar barang atau jasa tertentu, proses tender mungkin diperlukan.

Pada tahap ini, perusahaan akan mengirimkan permintaan penawaran kepada sejumlah calon pemasok atau vendor. Setiap calon mengharapkan pemasok memberikan penawaran yang mencakup harga, kualitas, dan detail lain yang relevan.

Proses tender memungkinkan perusahaan untuk memilih pemasok terbaik berdasarkan berbagai faktor.

Identifikasi supplier dan vendor

Setelah menerima penawaran dari calon pemasok, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan perusahaan.

Evaluasi ini mencakup penilaian kualitas, harga yang ditawarkan, pengalaman, kapasitas produksi, dan faktor lain yang relevan.

Identifikasi pemasok yang andal dan berkualitas menjadi kunci untuk mendapatkan pasokan yang memenuhi standar perusahaan.

Proses negosiasi

Negosiasi harga dan persyaratan adalah langkah yang penting dalam pengadaan. Pada tahap ini, tim pengadaan atau tim yang terlibat dalam proses tersebut berinteraksi dengan pemasok untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Tujuan dari negosiasi adalah untuk memastikan harga yang wajar, jadwal pengiriman yang sesuai, serta syarat-syarat lain yang memenuhi kebutuhan perusahaan.

Pembuatan purchase order

Setelah mencapai kesepakatan dengan pemasok, langkah selanjutnya adalah pembuatan Purchase Order (PO).

PO adalah dokumen resmi yang berisi detail lengkap tentang pesanan barang atau jasa, termasuk jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan persyaratan lainnya.

Menggunakan sistem Purchase Order sebagai panduan bagi pemasok dalam memenuhi pesanan.

Pengecekan dan invoice

Ketika barang atau jasa tiba, selanjutnya melakukan tahap penerimaan dan pengecekan. Pada tahap ini, tim penerimaan memeriksa barang atau jasa dengan detail dalam PO.

Jika semuanya sesuai, pemasok mengirimkan faktur atau invoice kepada perusahaan sebagai permintaan pembayaran.

Pengecekan yang cermat memastikan bahwa perusahaan hanya membayar ketika telah menerima barang atau jasa  dan sesuai dengan pesanan.

Sistem procurement membantu pembayaran ke supplier

Setelah pengecekan dan persetujuan internal, selanjutnya melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan persyaratan yang telah tersepakati.

Proses pembayaran ini melibatkan tim keuangan dan akuntansi perusahaan. Pembayaran yang tepat waktu dan akurat merupakan bagian penting dalam memelihara hubungan baik dengan pemasok.

Fokus Dalam Aktivitas Sistem Procurement

Dalam aktivitas sistem procurement, fokus yang tepat adalah kunci untuk mencapai pengadaan yang sukses dan berkelanjutan. Berikut adalah beberapa fokus utama dalam aktivitas procurement:

• Transparansi dan kepatuhan

Transparansi adalah pondasi penting dalam pengadaan yang efektif. Mengutamakan transparansi dalam setiap langkah proses pengadaan membantu menghindari tindakan yang tidak etis atau tindak kecurangan.

Selain itu, menjaga kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan internal adalah kewajiban penting dalam setiap aktivitas pengadaan.

Fokus pada transparansi dan kepatuhan membantu perusahaan menjaga reputasi yang baik dan menghindari risiko hukum.

• Sistem procurement memaksimalkan efisiensi dan otomatisasi

Memaksimalkan efisiensi dalam aktivitas sistem procurement dapat menghasilkan pengadaan yang lebih cepat dan lebih murah.

Penggunaan otomatisasi dalam proses seperti pengiriman permintaan penawaran, persetujuan, dan pembuatan pesanan dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manusia.

Fokus pada efisiensi membantu perusahaan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik dan menjaga biaya pengadaan tetap terkendali.

• Kualitas pemasok

Pemasok yang handal dan berkualitas adalah kunci untuk memastikan pasokan yang konsisten dan berkualitas tinggi.

Memilih pemasok yang memiliki rekam jejak yang baik, kinerja yang teruji, dan komitmen terhadap standar kualitas adalah fokus yang krusial.

Melakukan penilaian terhadap kualitas pemasok dapat melalui pengalaman pribadi, referensi, dan evaluasi kinerja sebelumnya.

• Pengelolaan risiko

Setiap proses pengadaan melibatkan risiko tertentu, seperti risiko keterlambatan pengiriman, risiko kualitas, dan juga risiko harga.

Fokus pada pengelolaan risiko membantu perusahaan mengidentifikasi dan juga mengurangi risiko-risiko ini.

Ini melibatkan pemantauan kondisi pasar, diversifikasi pemasok, dan pengembangan rencana kontinuitas bisnis untuk menghadapi situasi darurat.

• Sistem procurement membanti penghematan biaya

Penting untuk mengelola pengeluaran dengan efektif dalam setiap transaksi pengadaan.

Fokus pada penghematan biaya melibatkan negosiasi harga yang efektif dengan pemasok, penggunaan teknologi untuk memantau anggaran, dan juga evaluasi alternatif yang lebih ekonomis.

Penghematan biaya tidak hanya berdampak positif pada profitabilitas perusahaan, tetapi juga memberikan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan pasar.

• Inovasi dalam pengadaan

Teknologi terus berkembang dan perusahaan perlu tetap berinovasi dalam pengadaan.

Fokus pada inovasi melibatkan pemanfaatan teknologi baru, seperti analisis data untuk pengambilan keputusan yang lebih baik, implementasi e-sourcing, atau bahkan integrasi sistem dengan Internet of Things (IoT).

Inovasi membantu perusahaan tetap relevan dalam lingkungan bisnis yang terus berubah.

• Kemitraan yang berkelanjutan dengan pemasok

Membangun hubungan yang berkelanjutan dengan pemasok adalah penting dalam jangka panjang.

Fokus pada kemitraan memungkinkan perusahaan mendapatkan akses ke pengetahuan produk, layanan terbaik, dan juga penawaran khusus.

Hubungan yang kuat dengan pemasok juga membantu dalam mengatasi tantangan bersama dan menciptakan lingkungan kerja sama yang saling menguntungkan.

Keunggulan Koneksi sebagai Penyedia Sistem Procurement

Koneksi sebuah platform perangkat lunak terintegrasi, telah meraih perhatian sebagai penyedia solusi end-to-end untuk berbagai aspek bisnis, termasuk pengadaan dalam sistem procurement. Mari kita eksplorasi peran Koneksi sebagai penyedia software e-procurement:

Fitur utama Sistem Procurement Koneksi:

• Manajemen pemesanan dan pembelian

Koneksi menyediakan modul manajemen pemesanan dan pembelian yang mengotomatisasi seluruh siklus pengadaan, dari permintaan pembelian hingga penerimaan barang.

Pengguna dapat membuat pesanan pembelian, mengirim permintaan penawaran kepada pemasok, dan juga melacak status pesanan dengan mudah.

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk memantau setiap langkah dalam proses pengadaan.

• Manajemen supplier dan vendor

Dalam sistem procurement Koneksi, pengguna dapat mengelola informasi pemasok dan juga vendor secara terpusat.

Hal ini mempermudah dalam mengidentifikasi pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Informasi pemasok termasuk data kontak, history pembelian, dan penilaian performa pemasok berdasarkan ulasan dan juga rating.

• Manajemen persetujuan dan alur kerja

Pengadaan sering melibatkan proses persetujuan yang kompleks. Koneksi menyediakan procurement management yang berkemampuan untuk mengatur alur kerja persetujuan berdasarkan kebijakan perusahaan.

Ini memastikan bahwa setiap pembelian melewati tahap persetujuan yang sesuai sebelum diotorisasi.

• Pembuatan laporan dan analisis

Dalam pengadaan yang efektif, analisis data berperan penting. Koneksi menyediakan alat untuk membuat laporan kustom yang memberikan wawasan tentang pengeluaran, kinerja pemasok, dan juga tren pengadaan.

Hal ini membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan merencanakan strategi pengadaan yang lebih baik.

• Manajemen anggaran dan kontrol biaya

Pengelolaan anggaran dan pengendalian biaya adalah aspek kunci dalam pengadaan.

Modul anggaran di Koneksi memungkinkan perusahaan untuk mengatur anggaran untuk setiap departemen atau bahkan proyek tertentu.

Dengan pemantauan anggaran secara real-time, perusahaan dapat mengelola pengeluaran dengan lebih efektif.

• Integrasi dengan modul lainnya

Keunggulan utama Koneksi adalah kemampuannya untuk berintegrasi dengan berbagai modul penting seperti manajemen persediaan, keuangan, dan produksi.

Integrasi ini memungkinkan aliran data yang mulus antara departemen-departemen yang berbeda, meminimalkan duplikasi data dan juga meningkatkan akurasi informasi.

• • • Portal pemasok dan kolaborasi

Melalui portal pemasok, Koneksi memungkinkan interaksi antara perusahaan dan juga pemasok.

Pemasok dapat mengakses pesanan, mengirim penawaran, dan berkomunikasi dengan perusahaan melalui portal ini.

Ini membantu dalam menjaga komunikasi yang efisien dan juga transparan dengan pemasok.

Manfaat penggunaan Sistem Procurement Koneksi:

Otomatisasi proses: Koneksi mengotomatisasi sejumlah besar tugas dalam pengadaan, mengurangi risiko kesalahan manusia dan juga meningkatkan efisiensi.

Integrasi data: Kemampuan integrasi sistem procurement Koneksi membantu dalam memastikan bahwa data yang relevan dan akurat tersedia di seluruh departemen perusahaan.

Analisis data: Melalui laporan dan analisis yang mudah, pengguna dapat mendapatkan wawasan mendalam tentang performa pengadaan dan juga mengidentifikasi peluang perbaikan.

Penghematan waktu dan biaya: Dengan proses otomatisasi dan manajemen yang terintegrasi, pengguna dapat menghemat waktu dan biaya untuk tugas-tugas manual.

Pengelolaan risiko: Kemampuan untuk memantau kinerja pemasok dan mengendalikan anggaran membantu dalam mengelola risiko pengadaan dengan lebih baik.

Koneksi sebagai penyedia software procurement memberikan solusi yang komprehensif untuk mengatasi kompleksitas pengadaan modern.

Dengan fokus pada otomatisasi, analisis data, dan integrasi lintas departemen, Koneksi membantu perusahaan mengoptimalkan proses pengadaan, meningkatkan efisiensi, dan juga mencapai tujuan bisnis dengan lebih baik.

Kesimpulan

Procurement adalah rangkaian proses yang perusahaan lakukan untuk mendapatkan barang, jasa, atau bahkan sumber daya yang penting. Tujuannya adalah memastikan pasokan yang tepat waktu, berkualitas, dan juga biaya efisien.

Sistem procurement mencakup langkah mulai dari mengidentifikasi kebutuhan, memilih pemasok, negosiasi harga, pemesanan, pengiriman, hingga pembayaran. 

Dengan fitur-fitur yang tersedia, software procurement Koneksi dapat menjadi solusi yang handal untuk kebutuhan pengadaan perusahaan Anda. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, Anda dapat mencoba demo gratis software Procurement Koneksi sekarang!