10 Software e-Procurement Terbaik untuk Pembelian

Dalam dunia bisnis yang semakin digital, efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa menjadi faktor penting untuk meningkatkan produktivitas dan menekan biaya operasional. Untuk itu, banyak perusahaan di Indonesia mulai beralih ke software e-procurement guna mengotomatisasi proses pengadaan mereka. 

E-Procurement adalah proses pengadaan barang, jasa, atau konstruksi yang dilakukan secara elektronik melalui internet atau platform digital. E–Procurement menggantikan proses pengadaan manual dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan seluruh siklus pengadaan.

Dengan menggunakan software e-procurement, bisnis dapat mengotomatisasi proses pengadaan, mengintegrasikan data dan informasi secara real-time, serta juga bisa memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur pengadaan. Untuk mengetahui kemudahan dan efisiensi dalam proses pengadaan, Anda bisa membaca artikel ini mencoba dan temukan bagaimana software e-procurement dapat membantu bisnis Anda.

Apa itu Software e-Procurement?

Software e-Procurement adalah solusi digital yang membantu perusahaan mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara lebih efisien, transparan, dan terkontrol. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengotomatiskan berbagai tahap dalam pengadaan, mulai dari permintaan pembelian, persetujuan, pemilihan vendor, hingga pembayaran.

Di Indonesia, e-Procurement semakin populer di berbagai industri seperti manufaktur, ritel, dan konstruksi karena kemampuannya dalam meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kecurangan, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi. Selain itu, penggunaan software e-Procurement juga memungkinkan integrasi dengan sistem ERP atau akuntansi untuk manajemen keuangan yang lebih baik.

Manfaat Software E-Procurement bagi Bisnis Anda

Software e-procurement memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan dalam mengelola proses pengadaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa didapatkan:

1. Efisiensi Operasional: Dengan otomatisasi pengadaan, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya yang sebelumnya digunakan untuk proses manual.
2. Transparansi dan Akuntabilitas: Semua transaksi tercatat dengan jelas, memudahkan pelaporan dan audit.
3. Pengurangan Risiko Kesalahan: Proses otomatis mengurangi potensi kesalahan manusia dalam pengelolaan pengadaan.
4. Peningkatan Kualitas Pengadaan: Memastikan perusahaan memilih vendor terbaik dengan proses evaluasi yang lebih transparan.

Dengan manfaat tersebut, penggunaan software e-procurement memungkinkan bisnis untuk beroperasi lebih efisien, mengurangi biaya, dan meningkatkan kontrol terhadap proses pengadaan. Berikut adalah rekomendasi Software E-Procurement yang dapat membantu bisnis Anda:

Aplikasi E-Procurement Koneksi

Software e-procurement merupakan solusi tepat untuk melakukan pengadaan barang yang sangat efektif bagi perusahaan. Sistem Procurement dari koneksi dapat membantu dalam mengelola daftar barang atau jasa yang dibutuhkan, mengirimkan permintaan kepada vendor, membandingkan harga dari berbagai vendor, dan juga membuat pembelian secara elektronik. 

Procurement system ini juga dapat membantu dalam mengelola catatan pembelian, termasuk mencatat rincian pembelian, mengelola faktur, dan menyimpan informasi vendor. Software purchasing management dapat membantu perusahaan dalam mengelola proses pembelian secara efisien. Serta memastikan bahwa perusahaan membeli barang atau jasa dengan harga yang wajar dan tepat waktu.

Selain itu, software e-procurement dari koneksi juga menyediakan fitur-fitur utama software pembelian barang. Berikut fitur utama aplikasi procurement ini:

1. PO, RFQ dan PR management, fitur ini bisa membuat purchase request dan mengubahnya menjadi purchase order. Serta mengirim penawaran ke supplier dengan sistem pembelian dalam beberapa klik saja.

2. PR approval management, system ini bisa menyetujui/menolak purchase request dari berbagai lokasi bisnis, departemen, atau karyawan hanya dengan sekali klik pada sistem procurement.

3. Online portal for suppliers, vendor dapat berbagi katalog melalui vendor portal dan melakukan proses tender untuk mendapatkan penawaran terbaik dengan mudah di sistem e-procurement.

4. Vendor/supplier rating, fitur ini bisa menilai vendor Anda melalui software pembelian. Fitur ini membantu mengukur kinerja berdasarkan kualitas produk, layanan, waktu pengiriman, harga, dan lain-lain.

5. Blanket order management, sistem e-procurement dapat membantu memesan barang sesuai dengan harga dan waktu yang telah disepakati dengan supplier. 

6. Landed cost calculation, mengetahui biaya total dari pembelian produk, pajak, biaya kirim, asuransi, konversi mata uang. 

Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi E-Procurement Koneksi:

Kelebihan	Kekurangan
Integrasi yang mudah dengan berbagai sistem lain Antarmuka pengguna yang sederhana dan mudah digunakan Proses implementasi yang lebih cepat	Tidak sefleksibel untuk perusahaan dengan kebutuhan pengadaan yang sangat spesifik Pilihan kustomisasi terbatas dalam beberapa fitur Tidak terlalu cocok untuk perusahaan dengan skala kecil

Aplikasi E-Procurement Hashmicro

Software e-procurement HashMicro menawarkan 100% unlimited users dengan tidak ada biaya terhadap penambahan user sehingga memudahkan user dengan bebas mengembangkan bisnisnya tanpa adanya batasan perbandingan software aplikasi procurement lainnya. Selain itu, software procurement yang dilengkapi dengan software purchasing ini juga berbasis web dan mobile apps sehingga dapat Anda akses melalui komputer, smartphone tablet, dan juga telah terintegrasi ke Whatsapp. 

Tidak hanya itu, HashMicro juga menawarkan solusi manajemen bisnis end-to-end lainnya mulai dari akuntansi, CRM, HRM, inventaris, procurement dan masih banyak lainnya untuk lebih dari 25 industri. Oleh karena itu, dengan lebih dari 1750 klien dari berbagai industri, HashMicro terbukti menjadi salah satu provider software ERP terbaik di Asia Tenggara. 

Fitur utama Aplikasi E-Procurement HashMicro:

1. AI-Based Procurement: Menggunakan kecerdasan buatan untuk analisis pengadaan dan rekomendasi vendor terbaik.
2. Manajemen Kontrak & Vendor: Memudahkan negosiasi dan pemantauan kinerja pemasok.
3. Otomasi Procure-to-Pay: Mengelola seluruh siklus pengadaan dari permintaan hingga pembayaran.

Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi E-Procurement HashMicro:

Kelebihan	Kekurangan
Mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang berbeda Fitur manajemen pengadaan yang lengkap Fleksibel, bisa digunakan berbagai jenis bisnis dari kecil hingga besar	Biaya yang relatif tinggi Membutuhkan waktu untuk menguasai sistem Pengaturan awal sistem bisa memakan waktu cukup lama

Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement adalah solusi e-Procurement berbasis cloud yang terintegrasi dengan ekosistem Oracle Cloud ERP, sehingga mendukung otomatisasi pengadaan dalam skala besar. Dengan fitur berbasis AI, sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menganalisis pengeluaran, meningkatkan efisiensi pemasok, dan mengoptimalkan strategi pengadaan.

Oracle juga menawarkan fleksibilitas dalam manajemen kontrak, sourcing, dan pembayaran, menjadikannya pilihan bagi perusahaan dengan kebutuhan procurement yang kompleks. Berkat skalabilitasnya, Oracle Procurement cocok digunakan oleh perusahaan besar di berbagai industri, termasuk manufaktur, ritel, dan layanan keuangan.

Fitur utama Oracle Procurement Cloud:

1. Cloud-based Procurement: Pengelolaan pengadaan dari mana saja dengan sistem berbasis cloud.

2. AI & Analitik Pengeluaran: Menganalisis pola pembelian dan mengoptimalkan strategi procurement.

3. Integrasi dengan Oracle Cloud ERP: Memastikan alur kerja procurement terhubung dengan sistem keuangan dan manajemen supply chain.

Kelebihan dan Kekurangan Oracle Procurement Cloud:

Kelebihan	Kekurangan
Terintegrasi dengan Oracle Cloud ERP, memberikan alur kerja yang lancar. Fitur AI dan analitik yang canggih dalam analisis pengeluaran dan prediksi biaya	Biaya implementasi tinggi Kompleksitas sistem membutuhkan pelatihan khusus untuk pengguna baru

Microsoft Dynamics 365 Procurement

Microsoft Dynamics 365 Procurement merupakan bagian dari ekosistem Dynamics 365 yang mendukung pengelolaan pengadaan secara efisien melalui otomatisasi proses dan manajemen pemasok. Sistem ini terintegrasi erat dengan aplikasi Microsoft lainnya, seperti Power BI untuk analitik, Teams untuk kolaborasi, dan Azure untuk penyimpanan cloud.

Dengan tampilan yang user-friendly, solusi ini memudahkan perusahaan dalam menyusun strategi procurement berbasis data. Microsoft Dynamics 365 Procurement juga membantu dalam mengontrol pengeluaran dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan perusahaan.

Fitur utama Microsoft Dyanmics 365 Procurement:

1. Supply Chain Collaboration: Memudahkan komunikasi dan negosiasi dengan pemasok.
2. Data-Driven Procurement: Memanfaatkan analitik Power BI untuk pengambilan keputusan berbasis data.
3. Integrasi dengan Microsoft Ecosystem: Terhubung dengan Teams, Azure, dan Dynamics 365 lainnya.

Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Dynamics 365 Procurement:

Kelebihan	Kekurangan
Integrasi kuat dengan ekosistem Microsoft User-friendly dengan tampilan yang familiar bagi pengguna Microsoft	Kustomisasi terbatas dibandingkan dengan solusi e-Procurement lainnya Harga lisensi cukup mahal

Coupa Procurement

Coupa Procurement adalah solusi e-Procurement berbasis cloud yang berfokus pada Spend Management, memungkinkan perusahaan untuk mengontrol dan mengoptimalkan pengeluaran dalam rantai pasokan. Dengan dashboard interaktif dan analitik berbasis AI, Coupa memberikan visibilitas penuh terhadap pengeluaran serta memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.

Sistem ini dirancang agar fleksibel dan mudah digunakan, menjadikannya solusi yang cocok untuk berbagai skala bisnis. Selain itu, Coupa Procurement menawarkan fitur otomatisasi yang mengurangi risiko kesalahan manusia dalam proses pengadaan, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan hubungan dengan pemasok.

Fitur utama Coupa Procurement:

1.  Spend Management: Memantau dan mengendalikan pengeluaran secara real-time.
2. User-Friendly Interface: Mudah digunakan dengan dashboard interaktif.
3. Otomasi Approval & Workflow: Mengurangi birokrasi dalam persetujuan pembelian.

Kelebihan dan Kekurangan Coupa Procurement:

Kelebihan	Kekurangan
Mudah digunakan dan fleksibel, cocok untuk berbagai industri Dashboard dan analitik real-time membantu mengontrol pengeluaran secara efektif	Integrasi dengan sistem ERP lain bisa memerlukan konfigurasi tambahan Fokus lebih pada analitik pengeluaran, dan kurang mendalam dibandingkan solusi ERP penuh

Qashier

Perusahaan teknologi yang menyediakan solusi perangkat keras dan perangkat lunak Point of Sale (POS) untuk bisnis ritel dan F&B (Food and Beverage) adalah Qasier. Perusahaan ini menawarkan sistem POS berbasis cloud yang mencakup perangkat lunak seperti kasir digital, printer struk, dan perangkat lunak lainnya.

Software procurement Qashier lebih fokus pada pengelolaan transaksi penjualan dan manajemen operasional di dalam toko atau bisnis ritel. Software aplikasi procurement berkaitan dengan pengelolaan proses pengadaan secara end-to-end. Mulai dari pengumuman pengadaan, pengajuan penawaran, evaluasi penawaran, hingga pembuatan kontrak dengan pemasok.

Fitur utama Qashier:

1. POS & Procurement Integration: Terhubung dengan sistem POS untuk pemantauan stok dan pengadaan otomatis.
2. Supply Chain Tracking: Memudahkan bisnis dalam mengelola rantai pasok secara efisien.
3. Multi-Outlet Support: Cocok untuk bisnis dengan banyak cabang.

Kelebihan dan Kekurangan Qashier:

Kelebihan	Kekurangan
Biaya yang terjangkau cocok untuk perusahaan skala kecil Antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan Proses pendaftaran dan pengoperasian yang cepat	Fitur terbatas jika digunakan perusahaan besar Kurang fleksibel untuk sektor bisnis yang beragam Pengadaan terbatas

Software E-Procurement Aruna

Aruna adalah perusahaan teknologi di Indonesia yang menyediakan platform e-procurement software untuk sektor perikanan dan kelautan. Perusahaan ini memiliki visi untuk meningkatkan keberlanjutan dan transparansi dalam rantai pasok perikanan, dan memfasilitasi hubungan antara nelayan lokal dan pembeli. Seperti restoran, pasar, atau eksportir melalui platform digital mereka.

Sistem e-procurement Aruna memungkinkan para nelayan untuk memasukkan informasi tentang hasil tangkapan mereka, seperti spesies ikan, ukuran, dan lokasi penangkapan, ke dalam platform. Pembeli dapat mengakses platform Aruna untuk membeli penawaran ikan oleh nelayan, melakukan pembayaran, dan mengatur logistik pengiriman ikan tersebut. 

Fitur utama Software E-Procurement Aruna:

1. Procurement untuk Industri Perikanan: Fokus pada pengadaan kebutuhan sektor kelautan dan perikanan.
2. Marketplace Supplier: Menghubungkan nelayan dengan pemasok kebutuhan industri.
3. Supply Chain Optimization: Mengelola logistik dan distribusi hasil laut dengan lebih efisien.

Kelebihan dan Kekurangan Software E-Procurement Aruna:

Kelebihan	Kekurangan
Pengadaan barang dan layanan yang lengkap dalam sektor perikanan Jaringan pemasok yang terintegrasi Sistem pengadaan yang mempercepat proses pengadaan di sektor tertentu	Terbatas pada sektor perikanan dan pengadaan terkait Fitur yang ditawarkan tidak sebanyak pesaing besar lainnya Penggunaan sistem lebih terbatas pada area tertentu

Biznet Gio Procurement

Sistem ini adalah salah satu solusi software procurement  yang disediakan oleh Biznet Gio, sebuah perusahaan teknologi informasi dan komunikasi terkemuka di Indonesia. Sistem ini membantu perusahaan dalam mengelola seluruh proses pengadaan secara digital. Mulai dari pengumuman pengadaan, pengajuan penawaran, evaluasi penawaran, hingga pengelolaan kontrak dengan pemasok.

Selain itu, sistem ini menyediakan berbagai fitur yang komprehensif, seperti pengelolaan katalog produk, manajemen pemasok, analitik pengadaan. Serta juga integrasi dengan sistem ERP dan sistem lainnya. Platform ini juga menyediakan kemudahan dalam mengelola pembelian berulang, penjadwalan pembelian, dan penawaran harga khusus untuk pemasok yang telah terverifikasi.

Fitur utama Biznet Gio Procurement:

1. Cloud Procurement: Menyediakan solusi pengadaan berbasis cloud dengan keamanan tinggi.
2. Data Center Integration: Terhubung dengan infrastruktur cloud untuk pengelolaan IT procurement.
3. Scalable & Secure: Cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan IT yang terus berkembang.

Kelebihan dan Kekurangan Biznet Gio Procurement:

Kelebihan	Kekurangan
Dapat diintegrasikan dengan layanan Biznet lainnya Dapat mengelola volume pengadaan yang tinggi Mendukung pengadaan secara menyeluruh, termasuk pemilihan vendor dan manajemen anggaran.	Fitur yang tersedia terbatas Kurang cocok untuk perusahaan besar dengan kebutuhan pengadaan yang kompleks  Memerlukan koneksi internet yang stabil untuk berfungsi optimal

SAP Ariba

Perusahaan SaAP merupakan salah satu solusi dalam dunia e-procurement yang dikembangkan oleh SAP SE, sebuah perusahaan teknologi global yang mengkhususkan diri dalam perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan, manajemen rantai pasok, dan solusi bisnis lainnya. SAP Ariba menyediakan software e-procurement yang komprehensif.

Aplikasi procurement SAP Ariba memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh siklus pengadaan secara digital, mulai dari pengumuman pengadaan, pengajuan penawaran, evaluasi penawaran, negosiasi harga, hingga pembuatan kontrak dengan pemasok.

Fitur utama SAP Ariba:

1. Strategic Sourcing: Memungkinkan perusahaan mencari dan bekerja sama dengan pemasok terbaik.
2. Procure-to-Pay Automation: Mengotomatiskan proses dari permintaan hingga pembayaran.
3. AI-Driven Analytics: Menyediakan analitik berbasis AI untuk memantau efisiensi pengadaan.

Kelebihan dan Kekurangan SAP Ariba:

Kelebihan	Kekurangan
Fitur lengkap untuk manajemen pengadaan dan pengelolaan hubungan dengan pemasok Banyak integrasi dengan sistem lain Memiliki banyak fitur pelaporan dan analitik	Biaya implementasi cukup tinggi Implementasi memakan waktu yang lama Fitur yang ditawarkan terlalu kompleks dan cenderung lebih mahal, tidak cocok untuk perusahaan kecil

JAGGAER

 

JAGGAER menyediakan software procurement yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dan mengotomatisasi seluruh proses pengadaan secara digital. Platform e-procurement sistem ini menyediakan berbagai fitur yang komprehensif, seperti pengelolaan katalog produk, pengajuan penawaran, evaluasi penawaran, manajemen pembelian, serta manajemen kontrak dengan pemasok.

Selain itu, JAGGAER juga menawarkan fitur-fitur penting lainnya, seperti analitik pengadaan yang canggih untuk memberikan keperluan wawasan. Dalam pengambilan keputusan pengadaan yang lebih cerdas, terintegrasi dengan sistem ERP dan sistem lainnya. Serta juga mampu berkolaborasi dengan pemasok melalui portal pemasok yang terintegrasi.

Fitur utama JAGGAER:

1. Supplier Management: Mengelola data pemasok dengan sistem terpusat.
2. Contract Lifecycle Management: Mempermudah pengelolaan kontrak dan kepatuhan terhadap perjanjian.
3. Procurement Workflow Automation: Mengotomatiskan proses pengadaan untuk efisiensi maksimal.

Kelebihan dan Kekurangan JAGGAER:

Kelebihan	Kekurangan
Sistem pengadaan dan manajemen pemasok sangat lengkap Mendukung pengadaan internasional Lengkap dengan fitur untuk pengelolaan biaya, kepatuhan, dan analisis performa pasok	Biaya implementasi yang sangat tinggi Sistem tidak terlalu user-friendly terutama untuk pengguna baru Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mempelajari dan mengadaptasi sistem

Hal yang Perlu Dipertimbangkan sebelum Memilih Software Procurement

Memilih software procurement yang tepat sangat penting untuk memastikan efisiensi dalam proses pengadaan perusahaan. Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum menentukan pilihan:

1. Kebutuhan dan Skala Bisnis
   Pastikan software yang dipilih sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis Anda, baik untuk UKM maupun perusahaan besar.
2. Fitur yang Ditawarkan
   Periksa fitur utama seperti otomatisasi pengadaan, manajemen vendor, persetujuan berbasis hierarki, integrasi dengan sistem ERP, serta pelacakan dan analisis pengeluaran.
3. Kemudahan Integrasi
   Pilih software yang dapat terintegrasi dengan sistem lain seperti akuntansi atau manajemen keuangan agar proses pengadaan lebih terkontrol.
4. Kepatuhan terhadap Regulasi
   Pastikan software mendukung kepatuhan terhadap regulasi pengadaan yang berlaku di Indonesia, seperti transparansi dan audit yang memadai.
5. Dukungan dan Keamanan Data
   Keamanan data sangat krusial dalam proses pengadaan. Pilih vendor yang menyediakan enkripsi data, kontrol akses, serta dukungan teknis yang andal.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, perusahaan dapat memilih software procurement yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional dan strategi bisnisnya.

Kesimpulan

E-Procurement adalah proses pengadaan barang, jasa, atau konstruksi yang dilakukan secara elektronik melalui internet atau platform digital. Sebelum memilih software yang tepat, perusahaan perlu melakukan analisis terhadap kebutuhan dan tujuan. Maka dari itu perusahaan juga perlu melakukan perbandingan dengan software lain agar memilih yang paling sesuai.

Software E-Procurement dari Koneksi adalah software procurement terbaik yang dapat Anda gunakan. Dengan fitur yang lengkap dan dengan penggunaan yang mudah, serta juga dukungan tim ahli yang siap membantu. Selain itu, Koneksi akan membantu Anda memaksimalkan efisiensi dan memudahkan proses pengadaan barang dan jasa. Anda bisa mencoba demo gratis di sini dan temukan bagaimana software e-procurement Koneksi dapat membantu bisnis Anda.

FAQ tentang Software E-Procurement