Procurement dan Purchasing, Apa Saja Perbedaannya? – Panduan Lengkap

Mengetahui perbedaan procurement dan purchasing sangat penting bagi perusahaan agar proses pengadaan dan pembelian berjalan dengan baik dan efisien.

Pemahaman yang jelas tentang perbedaan procurement dan purchasing akan membantu perusahaan menghindari kesalahan yang dapat mengakibatkan pemborosan waktu, uang, dan sumber daya, serta meningkatkan efisiensi dan kinerja operasional perusahaan secara keseluruhan.

Daftar Isi

• Pengertian Perbedaan Procurement dan Purchasing
• Apa Saja Perbedaan Procurement dan Purchasing?
• Bagimana Proses Berjalannya Procurement dan Purchasing
• Bagaimana Procurement dan Purchasing Dapat Bekerja Sama?
• Koneksi Sebagai Penyedia Software Procurement 
• Kesimpulan

Pengertian Perbedaan Procurement dan Purchasing

Dalam operasional perusahaan, terdapat beberapa fungsi yang berperan penting dalam mendukung proses pengadaan barang dan jasa. 

Dua fungsi utama yang seringkali bergunan secara bergantian adalah “Procurement” dan “Purchasing.” Meskipun keduanya berkaitan dengan pengadaan, sebenarnya terdapat perbedaan mendasar antara keduanya.

Procurement adalah suatu proses strategis yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, serta pengawasan terhadap seluruh aktivitas yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa. 

Tujuan utama dari fungsi sistem procurement adalah untuk memastikan perusahaan mendapatkan barang dan jasa dengan kualitas terbaik, harga yang kompetitif, dan dengan waktu pengiriman yang tepat. 

Proses procurement berfokus pada aspek strategis dalam pengelolaan rantai pasok, termasuk penentuan vendor, negosiasi kontrak, dan evaluasi kinerja pemasok.

Sementara itu, Purchasing adalah aspek taktis dari proses pengadaan. Fungsi ini berfokus pada pelaksanaan pembelian barang dan jasa berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan dalam proses procurement. 

Purchasing bertugas melakukan pembelian dari pemasok yang telah ditentukan, menegosiasikan harga, mengelola pesanan, serta mengurus administrasi pembelian secara keseluruhan.

Apa Saja Perbedaan Procurement dan Purchasing?

Berikut adalah perbedaan procurement dan purchasing dalam bentuk tabel:

Tabel di atas menggambarkan perbedaan mendasar antara procurement dan purchasing. Procurement berfokus pada aspek strategis dan merencanakan seluruh proses pengadaan dari awal hingga akhir. 

Sementara itu, purchasing berperan dalam pelaksanaan harian pengadaan, termasuk berinteraksi langsung dengan pemasok, melakukan negosiasi harga, serta mengurus pengiriman barang dan jasa berdasarkan arahan dari fungsi procurement.

Bagimana Proses Berjalannya Procurement dan Purchasing

Dalam konteks perbedaan procurement dan purchasing, terdapat dua tahapan yang saling terkait dalam manajemen rantai pasokan. Berikut adalah penjelasan mengenai proses berjalannya procurement dan purchasing:

Proses procurement

Identifikasi kebutuhan: Tahap pertama dalam procurement process adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang departemen atau bagian dalam organisasi perlukan. Permintaan akan berisi rincian tentang barang atau jasa yang perusahaan butuhkan, jumlah, dan kriteria lain yang relevan.

Evaluasi dan persetujuan permintaan: Mengevaluasi permintaan untuk memastikan kebenaran dan kecukupan informasi. Melakukan proses persetujuan juga akan sesuai dengan hierarki atau aturan organisasi.

Pencarian dan seleksi pemasok: Tim procurement akan mencari dan menilai pemasok-pemasok potensial yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Evaluasi terjadi dari pemasok berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, pengalaman, kapasitas produksi, keandalan, dan layanan purna jual.

Negosiasi kontrak: Setelah memilih pemasok, selanjutnya menegosiasikan kontrak untuk menetapkan persyaratan pembelian, termasuk harga, volume, jadwal pengiriman, garansi, kualitas, dan syarat-syarat lain yang relevan.

Pemesanan (Purchase Order): Setelah menandatangani kontrak, akan melakukan pembelian melalui pemesanan (purchase order). Purchase order berisi rincian tentang pembelian barang atau jasa, termasuk jumlah, harga, dan syarat-syarat lainnya.

Penerimaan dan pengelolaan pengiriman: Setelah mengirim barang atau jasa oleh pemasok, pihak yang membutuhkan akan menerima dan memeriksa pesanan untuk memastikan bahwa semuanya sesuai dengan persyaratan yang telah berlaku.

Evaluasi kinerja pemasok: Setelah transaksi selesai, maka akan mengevaluasi kinerja pemasok untuk memastikan bahwa pemasok tersebut memenuhi standar kualitas dan layanan yang berlaku. Informasi ini dapat membantu dalam pengambilan keputusan untuk transaksi berikutnya dengan pemasok yang sama.

Proses purchasing

Identifikasi kebutuhan: Departemen atau bagian dalam organisasi mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang harus segera terpenuhi.

Pencarian pemasok: Departemen atau individu yang bertanggung jawab untuk purchasing akan mencari pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut dengan harga dan waktu yang sesuai.

Negosiasi dan pemesanan: Melakukan proses negosiasi akan untuk menentukan harga dan syarat-syarat pembelian. Setelah itu, maka akan menempatkan pesanan melalui pemesanan (purchase order).

Penerimaan dan pembayaran: Setelah menerima barang atau jasa, maka akan melakukan penerimaan untuk memastikan semuanya sesuai dengan pesanan. Selanjutnya, menjalankan proses pembayaran sesuai dengan persyaratan pembayaran yang telah tersepakati.

Perbedaan procurement dan purchasing memiliki proses yang dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi, membeli jenis barang atau jasa, dan peraturan atau kebijakan yang berlaku.

Penting untuk diingat bahwa kedua proses ini harus berjalan secara efisien dan terintegrasi untuk memastikan pasokan barang dan jasa yang tepat waktu dan berkualitas bagi organisasi.

Bagaimana Hubungan Procurement dan Purchasing Dapat Bekerja Sama?

Procurement dan purchasing adalah dua fungsi yang saling melengkapi dalam proses pengadaan barang dan jasa.

Kerja sama yang baik antara keduanya dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa cara bagaimana procurement dan purchasing dapat bekerja sama:

Komunikasi terbuka

Terjalinnya komunikasi terbuka antara tim procurement dan purchasing sangat penting. Mereka harus saling memahami tujuan dan kebutuhan perusahaan, serta saling berbagi informasi terkini mengenai pemasok, harga, ketersediaan barang, dan kendala operasional.

Kolaborasi dalam perencanaan 

Procurement dan purchasing perlu berkolaborasi dalam merencanakan strategi pengadaan. Procurement akan menetapkan rencana jangka panjang berdasarkan analisis kebutuhan perusahaan, sedangkan purchasing akan memberikan masukan tentang ketersediaan barang/jasa dan kendala-kendala yang mungkin timbul dalam pelaksanaan pengadaan.

Sharing data dan informasi

Procurement dapat memberikan data dan informasi mengenai pemasok yang telah dinilai kinerjanya serta hasil negosiasi kontrak yang telah dicapai.

Sebaliknya, purchasing dapat memberikan data mengenai stok barang, penjualan, dan kebutuhan harian perusahaan yang dapat membantu procurement dalam perencanaan dan evaluasi kinerja pemasok.

Penetapan kriteria pemasok

Procurement dan purchasing perlu bekerja bersama untuk menetapkan kriteria pemilihan pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan begitu, purchasing akan lebih mudah menemukan pemasok yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.

Tim pemantau kinerja pemasok

Procurement dan purchasing dapat membentuk tim yang terdiri dari anggota dari kedua fungsi ini untuk memantau kinerja pemasok secara berkala.

Tim ini akan bertanggung jawab dalam melakukan evaluasi kinerja pemasok dan menindaklanjuti jika ada masalah yang perlu diselesaikan.

Penggunaan sistem informasi bersama

Memiliki sistem informasi yang terintegrasi dan dapat diakses oleh kedua fungsi akan mempermudah pertukaran data dan informasi yang dibutuhkan dalam proses pengadaan.

Pelatihan dan pengembangan

Memberikan pelatihan dan pengembangan kepada anggota tim procurement dan purchasing tentang pentingnya kerja sama, serta cara untuk berkomunikasi dan juga bekerja bersama secara efektif.

Penghargaan atas kinerja bersama

Mendorong dan memberikan penghargaan atas kerja sama dan pencapaian bersama antara procurement dan purchasing dapat menjadi dorongan untuk terus meningkatkan kolaborasi di antara keduanya.

Dengan bekerja sama secara efektif, procurement dan purchasing dapat mencapai tujuan perusahaan dalam pengadaan barang dan jasa dengan lebih efisien, mengoptimalkan anggaran, meningkatkan kualitas produk, dan meminimalkan risiko dalam rantai pasok.

Koneksi Sebagai Penyedia Software Procurement

Koneksi menyediakan software procurement berbasis cloud yang terancang khusus untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan mengoptimalkan proses pengadaan barang dan bahkan jasa mereka.

Berikut adalah beberapa fitur dan manfaat yang Koneksi tawarkan sebagai penyedia software procurement:

Sistem manajemen pengadaan

Koneksi menyediakan sistem manajemen pengadaan yang lengkap, mulai dari perencanaan, pembelian, hingga evaluasi kinerja pemasok.

Perusahaan dapat dengan mudah membuat rencana pengadaan jangka panjang, melakukan negosiasi kontrak dengan pemasok, serta melakukan pemantauan kinerja pemasok secara real-time.

Pengelolaan pemasok

Platform Koneksi memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan memantau daftar pemasok mereka secara efisien. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk lebih selektif dalam memilih pemasok yang sesuai dengan kebutuhan dan kriteria perusahaan.

Penawaran dan lelang

Koneksi menyediakan fitur untuk memfasilitasi proses penawaran dan lelang, yang membantu perusahaan mendapatkan harga terbaik dari pemasok yang berbeda.

Integrasi dengan pemasok

Koneksi memudahkan integrasi dengan sistem pemasok, memungkinkan perusahaan untuk memperoleh informasi secara real-time tentang ketersediaan barang, status pesanan, dan bahkan pemenuhan pengiriman.

Analisis data

Platform Koneksi menyajikan data dan laporan analitik tentang kinerja pengadaan perusahaan, termasuk analisis biaya, waktu pengiriman, dan juga efisiensi proses. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pengadaan.

Keamanan data 

Koneksi mengutamakan keamanan data pelanggan. Data perusahaan yang tersimpan dalam platform ini terlindungi dengan sistem keamanan yang kuat untuk mencegah akses yang tidak sah.

Akses fleksibel

Karena berbasis cloud procurement, platform Koneksi memungkinkan akses yang fleksibel dari berbagai perangkat, seperti komputer, tablet, atau ponsel pintar, sehingga memudahkan pengguna untuk mengakses dan mengelola pengadaan dari mana saja dan kapan saja.

Dengan menggunakan solusi perangkat lunak procurement dari Koneksi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan juga kontrol dalam proses pengadaan mereka. 

Dengan memiliki platform yang terintegrasi dan mudah berfungsi, perusahaan dapat mengurangi risiko, mengoptimalkan biaya, dan meningkatkan kualitas layanan serta produk melalui kemitraan dengan pemasok yang tepat.

Kesimpulan

Dalam bisnis, pengadaan barang dan jasa memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Keduanya perlu bekerja sama secara erat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam pengadaan dengan efisien.

Perbedaan procurement dan purchasing memiliki dua fungsi yang berbeda, namun saling melengkapi dalam proses pengadaan. Procurement berfokus pada strategi dan perencanaan jangka panjang, sementara purchasing lebih fokus pada pelaksanaan harian.

Selain itu, solusi software procurement Koneksi juga dapat menjadi kunci dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan, sehingga perusahaan dapat bersaing dengan lebih baik di pasar yang kompetitif.

Apabila Anda tertarik untuk mencoba aplikasi procurement, Anda dapat mencoba demo gratis hanya di sini.