Dalam era bisnis yang kompetitif ini, banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam mengelola piutang mereka dengan efisien. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem yang mampu mengelola aspek keuangan perusahaan. Salah satu solusi yang bisa perusahaan gunakan yaitu sistem akuntansi piutang. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola semua transaksi piutang dengan mudah dan akurat.

Tidak hanya itu, sistem akuntansi piutang pada perusahaan dapat membantu dalam meningkatkan arus kas dan mengoptimalkan keuangan mereka. Dengan memanfaatkan fitur seperti pengingat pembayaran otomatis dan pemantauan jatuh tempo pembayaran, perusahaan dapat mempercepat pengumpulan piutang dan mengurangi jumlah piutang yang tertunda atau macet. 

Secara keseluruhan, sistem akuntansi piutang merupakan alat yang penting bagi perusahaan dalam mengelola dan meningkatkan keuangan mereka. Penting bagi perusahaan untuk memilih sistem akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Untuk itu, simak terus artikel berikut untuk mengetahui sistem akuntansi piutang seperti apa yang harus Anda cari.

Pengertian Sistem Akuntansi Piutang

Sistem akuntansi piutang merujuk pada serangkaian prosedur, metode, dan alat yang perusahaan gunakan untuk mencatat, melacak, dan mengelola transaksi piutang. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa piutang perusahaan berjalan secara efisien, pembayaran tepat waktu, dan meminimalisir risiko piutang tak tertagih. Dengan bantuan sistem, perusahaan bisa mencatat semua transaksi penjualan kredit dan menciptakan catatan piutang untuk setiap pelanggan. 

Selain itu, sistem juga mencatat semua penerimaan pembayaran dan menghitung jumlah piutang yang masih tertunda. Dengan sistem ini, perusahaan dapat melacak piutang dengan akurat, mengidentifikasi keterlambatan pembayaran, dan mengambil tindakan tepat untuk mengumpulkan piutang. Untuk itu, penerapan sistem akuntansi juga dapat menghasilkan laporan keuangan yang relevan dan memberikan gambaran jelas tentang kondisi keuangan perusahaan.

Metode Pencatatan Piutang

Dalam mencatat piutang yang ada, terdapat berbagai metode. Dengan mengetahui cara pencatatan yang ada, perusahaan bisa melihat metode apa yang sesuai. Penyesuaian ini yang kemudian akan membantu meningkatkan efisiensi dari kinerja sistem. Berikut merupakan beberapa metode pencatatan piutang yang harus Anda ketahui:

Metode konvensional

Cara pencatatan ini merupakan proses manual yang melibatkan penggunaan buku besar dan kertas. Untuk itu, metode ini memerlukan upaya manual yang intensif dan rentan terhadap kesalahan manusia, terutama saat melakukan perhitungan dan pencocokan saldo. Meskipun metode konvensional masih digunakan oleh beberapa perusahaan, penggunaan teknologi modern dalam bentuk sistem akuntansi komputer telah menjadi alternatif yang lebih efisien dan akurat.

Tidak hanya itu, akuntan perlu melakukan pencocokan manual dan perhitungan yang rentan terhadap kesalahan, yang dapat menyebabkan ketidakkonsistenan dalam pencatatan piutang. Terakhir, dengan pertumbuhan bisnis yang cepat dan volume transaksi yang tinggi, metode konvensional mungkin tidak lagi efisien atau praktis. Oleh karena itu, perusahaan cenderung beralih ke metode pencatatan piutang yang lebih modern dan otomatis untuk meningkatkan keakuratan dan efisiensi operasional mereka.

Metode posting langsung

Selanjutnya, terdapat pendekatan yang menghasilkan pencatatan secara real-time. Metode posting langsung ini terbagi menjadi dua golongan yaitu metode posting harian dan posting periodik. Untuk metode posting harian, posting akan sistem masukkan ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan. Sedangkan metode periodik akan sistem berlakukan penagihan bersiklus (cycle billing). Dengan ini, metode posting langsung memungkinkan otomatisasi baik dan efisiensi tinggi dalam pencatatan dan pemantauan piutang.

Selain itu, metode posting langsung memiliki beberapa keunggulan. Salah satu keunggulan metode ini yaitu memberikan visibilitas yang baik terhadap aliran kas perusahaan, karena informasi tentang piutang yang berguna untuk perencanaan keuangan dan manajemen likuiditas. Dalam era digital ini, metode posting langsung menjadi pilihan yang umum digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pencatatan piutang mereka.

Metode ledgerless bookkeeping

Berbeda dengan metode lain, untuk metode pencatatan ini tidak akan menggunakan buku pembantu piutang. Dalam metode ini, seluruh proses pencatatan piutang dilakukan secara elektronik dengan menggunakan perangkat lunak atau platform online. Dengan demikian, metode ledgerless bookkeeping memungkinkan otomatisasi yang lebih tinggi, seperti pengiriman notifikasi pembayaran otomatis kepada pelanggan atau penjadwalan pengingat pembayaran. 

Metode ini memiliki beberapa keunggulan yang signifikan. Salah satu manfaat meliputi mengurangi kerumitan dan biaya. Selain itu, metode ini memungkinkan akses langsung terhadap informasi piutang dari mana saja dan kapan saja. Dengan menggunakan perangkat seluler atau komputer, pengguna dapat dengan mudah melihat saldo piutang pelanggan, melakukan pelacakan pembayaran, atau menghasilkan laporan keuangan yang diperlukan. 

Metode Pencatatan dengan komputer

Cara pencatatan terakhir ini merupakan metode yang memanfaatkan komputer untuk mencatat, melacak, dan mengelola piutang perusahaan. Metode ini sendiri akan menggunakan metode batch system dalam mencatat piutang yang ada. Batch system ini akan mencatat dokumen sumber yang mengubah piutang dan sekaligus di-posting setiap hari untuk memutakhirkan catatan piutang. 

Selain itu, metode pencatatan dengan komputer juga memberikan kemampuan untuk melakukan analisis dan pemantauan yang lebih baik terhadap piutang perusahaan. Dengan menggunakan perangkat lunak yang canggih, perusahaan dapat menghasilkan laporan yang menyajikan data piutang secara komprehensif. Selain itu, metode ini bisa menghasilkan informasi seperti mengevaluasi kelayakan kredit pelanggan, menentukan kebijakan penagihan, atau mengidentifikasi risiko piutang yang tinggi. 

Manfaat Penggunaan Sistem Akuntansi Piutang

Dapat Anda lihat bahwa sistem akuntansi piutang tentu akan membantu dalam mengelola aspek keuangan perusahaan yang ada. Dengan penggunaan sistem ini, produktivitas kegiatan operasional tentu akan meningkat. Tidak hanya meningkatkan produktivitas, sistem ini memiliki banyak manfaat ketika perusahaan gunakan. Berikut merupakan beberapa manfaat dari penggunaan sistem akuntansi piutang:

Sistem akuntansi piutang meningkatkan kontrol dan transparansi

Dengan sistem ini, perusahaan dapat melacak dan memantau setiap transaksi piutang secara terperinci. Hal ini memungkinkan pengelolaan yang lebih efisien dan pengendalian yang lebih baik terhadap piutang yang belum lunas. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan pembuatan laporan keuangan yang lebih akurat, sehingga manajemen dapat memantau kinerja piutang dengan baik. Dengan demikian, sistem yang meningkatkan kontrol bisa meminimalisir risiko penyalahgunaan atau kehilangan piutang. 

Tidak hanya itu, sistem ini juga memberikan transparansi yang lebih baik dalam hubungan dengan pelanggan. Dengan sistem yang terkomputerisasi, pelanggan dapat menerima laporan tagihan terperinci, termasuk tanggal jatuh tempo dan rincian transaksi. Transparansi ini membantu dalam membangun kepercayaan dengan pelanggan dan mengurangi potensi konflik atau kesalahpahaman.

Sistem akuntansi piutang membantu mengelola risiko piutang lebih baik

Dengan sistem yang terkomputerisasi, perusahaan dapat memeriksa catatan pembayaran pelanggan, riwayat kredit, dan faktor lain untuk menilai risiko kredit. Hal ini membantu mengidentifikasi pelanggan yang berisiko tinggi dan meminimalkan kemungkinan terjadinya piutang macet atau tidak tertagih. Dengan demikian, sistem memungkinkan perusahaan melakukan analisis kredit yang mendalam terhadap pelanggan potensial sebelum memberikan kredit.

Selain itu, sistem juga memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengevaluasi piutang dengan lebih efektif. Dengan adanya catatan yang terperinci dan terupdate tentang piutang yang belum dibayar, perusahaan dapat mengidentifikasi pelanggan yang sering tidak membayar tepat waktu. Dengan demikian, risiko piutang yang tidak tertagih dapat terminimalisir dan perusahaan dapat meningkatkan likuiditas serta kestabilan keuangan.

Sistem akuntansi piutang meningkatkan efisiensi operasional

Penggunaan sistem akuntansi, proses pencatatan dan pengelolaan piutang dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini mengurangi kebutuhan akan pekerjaan manual yang memakan waktu dan meminimalkan risiko kesalahan manusia. Selain itu, sistem memungkinkan pengaturan pengingat otomatis tentang tagihan yang belum terbayar, sehingga mempercepat proses penagihan. Dengan efisiensi operasional meningkat, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya dan tenaga kerja untuk tugas yang lebih penting.

Tidak hanya itu, sistem juga memfasilitasi pemrosesan yang lebih cepat dan akurat dalam mencatat dan melacak transaksi piutang. Dengan sistem yang terkomputerisasi, perusahaan dapat dengan mudah mengakses informasi terkait piutang seperti faktur, pembayaran, dan riwayat pelanggan dengan cepat. Ini memungkinkan tim keuangan untuk mengambil keputusan yang tepat waktu dan memberikan respons yang lebih cepat terhadap pertanyaan atau permintaan dari pelanggan.

Sistem akuntansi piutang membantu menghemat biaya

Sistem ini akan mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja tambahan dan menghemat biaya gaji serta pelatihan. Selain itu, minimal risiko kesalahan manusia dalam pencatatan data juga dapat menghasilkan biaya tambahan untuk perbaikan dan koreksi. Dengan pengurangan biaya operasional, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya untuk kegiatan bisnis yang lebih strategis atau untuk investasi yang lebih menguntungkan.

Selain itu, sistem akuntansi juga dapat membantu mengurangi biaya yang terkait dengan penagihan dan pemulihan piutang. Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi pelanggan yang sering terlambat membayar, sehingga tindakan penagihan yang efektif dapat diambil lebih awal. Dengan mengurangi biaya operasional penagihan dan pemulihan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi keuangan dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Strategi Efektif dalam Mengelola Piutang

Dalam mengelola piutang yang ada, tentu perusahaan harus bisa dengan cermat memantau seluruh proses penagihan dan pembayaran. Untuk itu, perusahaan harus memiliki strategi dalam mengelola piutang sehingga sistem bisa bekerja secara optimal. Berikut merupakan beberapa strategi efektif dalam pengelolaan piutang:

• Memiliki kebijakan yang jelas terkait pembayaran piutang, termasuk tenggat waktu yang ada dan sanksi atas keterlambatan pembayaran. 
• Memiliki sistem pelacakan untuk memantau piutang yang belum terbayar
• Mempertimbangkan opsi seperti penawaran diskon pembayaran dini atau program pembiayaan piutang kepada pelanggan yang sulit membayar tepat waktu.

Selain itu, penting untuk perusahaan melakukan analisis kredit sebelum memberikan kredit kepada pelanggan baru. Hal ini dapat melibatkan pemeriksaan kredit, verifikasi riwayat pembayaran, dan penilaian risiko kredit secara menyeluruh. Menggunakan sistem kredit yang cerdas dan menetapkan batas kredit yang wajar dapat membantu mengurangi risiko piutang macet. 

Kesimpulan

Sistem akuntansi piutang terbukti membantu dalam memantau dan mengelola piutang dengan lebih efisien, mengurangi risiko keuangan, dan meningkatkan likuiditas. Dengan menggunakan sistem yang dapat melacak piutang yang belum lunas dan memberikan pengingat pembayaran, perusahaan dapat mengoptimalkan arus kas dan mengurangi waktu untuk mengumpulkan piutang. 

Salah satu sistem akuntansi piutang yang bermanfaat yang dapat digunakan oleh perusahaan adalah Sistem Akuntansi Koneksi. Sistem ini menawarkan berbagai fitur yang memudahkan pengelolaan piutang, termasuk pelacakan piutang yang cermat, pengiriman pengingat pembayaran otomatis, dan kemampuan untuk menghasilkan laporan keuangan yang lengkap dan terperinci.