Apa itu Sistem HRIS dan Mengapa Penting untuk Perusahaan?

Perkembangan teknologi saat ini, membuat banyak perusahaan menggunakan sistem HRIS. Perusahaan membutuhkan sistem HRIS (Human Resource Information System) karena semakin kompleksnya kebutuhan manajemen sumber daya manusia dalam mengelola karyawan dan informasi terkait. Oleh karena itu, dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat mengelola data karyawan, informasi gaji, absensi, kinerja, serta kebijakan perusahaan. 

Sistem HRIS juga dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan proses penggajian, manajemen absensi, serta pelaporan kepegawaian. Selain itu, aplikasi ini juga dapat memberikan akses yang terpusat dan aman kepada karyawan, manajer, dan tim HR dalam mengelola data karyawan serta mengambil keputusan strategis berdasarkan informasi yang akurat dan real-time.

Definisi Sistem HRIS

HR information system adalah suatu sistem yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengelola dan mengintegrasikan data dan informasi terkait dengan manajemen sumber daya manusia. Human resource management system ini biasanya berbasis teknologi informasi dan dapat mencakup berbagai aspek yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia, seperti pengelolaan data karyawan, informasi gaji dan tunjangan. 

Tujuan utama dari HRIS adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan sumber daya manusia. Sistem ini menyediakan berbagai fitur seperti basis data karyawan, pemrosesan penggajian, manajemen waktu serta kehadiran, pencatatan kinerja, manajemen pelatihan, manajemen talenta, serta analisis dan pelaporan. Perancangan HRIS juga berguna untuk membantu perusahaan mengelola data karyawan secara efisien, mengoptimalkan proses HR, dan memberikan informasi yang akurat dan real-time bagi pengambilan keputusan strategis terkait sumber daya manusia.

Selain itu, sistem ini juga dapat membantu perusahaan dalam mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas manajemen sumber daya manusia. Dengan HRIS, organisasi dapat mengotomatisasi banyak tugas administratif yang berhubungan dengan SDM, mengurangi kebergantungan pada proses manual yang rentan terhadap kesalahan. Selain itu, HRIS juga memungkinkan akses yang lebih mudah dan cepat terhadap informasi karyawan, sehingga mempermudah pengambilan keputusan strategis terkait dengan manajemen sumber daya manusia.

Fitur Utama Sistem HRIS

Sistem HRIS memiliki beragam fitur utama yang rancangannya berguna untuk membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia dengan efisien dan efektif. Beberapa fitur utama dari HRIS antara lain:

Manajemen data karyawan 

Manajemen data karyawan adalah salah satu fitur utama dalam sistem HRIS. Fitur ini memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan dan menyimpan data karyawan secara terpusat, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, pendidikan, keterampilan, dan lainnya. Data ini dapat diakses dan departemen SDM dapat mengelola dan manajer terkait dengan izin akses yang tepat.

Dalam sistem HRIS, manajemen data karyawan membantu mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik atau spreadsheet yang rentan terhadap kesalahan dan sulit untuk diperbarui. Perbaharuan data karyawan secara real-time, dan sistem ini juga menyediakan fitur pencarian dan filter untuk memudahkan akses ke informasi yang diperlukan.

Manajemen penggajian 

Penggajian pada fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses penggajian karyawan. Sistem HRIS mengintegrasikan data karyawan dengan informasi terkait gaji, termasuk penghitungan upah, pemotongan pajak, tunjangan, dan potongan lainnya. Oleh karena itu, dengan menggunakan sistem ini, perhitungan melakukan penggajian dapat secara otomatis berdasarkan kebijakan gaji perusahaan dan aturan perundangan yang berlaku.

Manajemen tunjangan 

Manajemen tunjangan pada sistem HRIS juga mencakup fitur untuk mengelola tunjangan karyawan. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengelola berbagai jenis tunjangan seperti tunjangan kesehatan, tunjangan pensiun, tunjangan transportasi, dan tunjangan lainnya. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengatur kebijakan tunjangan, serta menghitung jumlah tunjangan yang tepat.

Manajemen waktu 

Manajemen waktu merupakan fitur penting dalam sistem ini. Dimana perusahaan dapat terbantu dalam mengelola dan memantau kehadiran serta aktivitas karyawan. Sistem HRIS menyediakan alat untuk mencatat dan melacak jam kerja karyawan, termasuk absensi, jam masuk dan pulang, cuti, dan izin.

Selain itu, sistem ini juga dapat memberikan laporan dan analisis terkait produktivitas dan penggunaan waktu karyawan, memudahkan manajemen dalam pengambilan keputusan terkait alokasi sumber daya dan perencanaan tenaga kerja. Oleh karena itu, dengan menggunakan fitur ini, perusahaan dapat secara efisien mengelola jadwal kerja, menghitung jam kerja, dan melacak keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan.

Manajemen pajak 

Manajemen pajak dapat membantu perusahaan dalam mengelola aspek perpajakan terkait dengan karyawan. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses perhitungan, pemotongan, dan pelaporan pajak karyawan. Sistem HRIS terintegrasi dengan peraturan perpajakan yang berlaku dan memastikan bahwa perhitungan pajak dilakukan secara akurat berdasarkan informasi gaji dan status perpajakan karyawan.

Selain itu, fitur pajak mencakup pemotongan pajak penghasilan, PPh 21, dan juga memperhitungkan tunjangan dan potongan pajak lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sistem HR juga memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan pajak yang diperlukan, seperti SPT Tahunan, dan memudahkan proses pelaporan pajak kepada otoritas pajak yang berwenang.

Manajemen keuangan 

Dalam konteks sistem HRIS, manajemen keuangan dapat mencakup beberapa fitur yang terkait dengan pengelolaan keuangan perusahaan terkait dengan sumber daya manusia. Fitur-fitur manajemen keuangan dalam sistem HRIS dapat meliputi pengelolaan anggaran SDM, perencanaan dan pemantauan biaya yang terkait dengan karyawan, analisis biaya dan manfaat. Sistem ini juga  melaporkan laporan keuangan terkait dengan aspek sumber daya manusia.

Selain itu, sistem ini juga dapat memudahkan pelacakan dan pemantauan pengeluaran SDM, termasuk gaji dan tunjangan, pelatihan dan pengembangan, manfaat karyawan, serta biaya rekrutmen serta perekrutan. Dengan adanya fitur ini perusahaan dapat memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap aspek keuangan yang terkait dengan sumber daya manusia.

Manajemen penilaian 

Fitur manajemen penilaian dalam HRIS memungkinkan perusahaan untuk menetapkan dan mengkomunikasikan tujuan kinerja kepada karyawan, mengumpulkan dan menyimpan data penilaian yang relevan, termasuk umpan balik dari atasan, sesama karyawan, atau tim kerja, dan memberikan peringkat atau skor kinerja yang objektif. Sistem ini juga dapat menghasilkan laporan penilaian yang dapat digunakan untuk identifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan, pengembangan karir, serta untuk mengambil keputusan terkait promosi, insentif, dan penggajian.

Laporan HR

Laporan ini bertujuan untuk menyajikan informasi terkait dengan aspek-aspek manajemen sumber daya manusia kepada pihak terkait. Aspek itu seperti manajemen eksekutif, pemilik perusahaan, atau tim manajemen lainnya. Tujuannya adalah memberikan wawasan dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan strategis terkait dengan manajemen sumber daya manusia. Selain itu, laporan ini juga berfungsi dalam mendukung pengelolaan yang efektif dan efisien dari tenaga kerja dalam organisasi.

Tipe-tipe Sistem HRIS

Ada beberapa tipe atau jenis aplikasi HRIS yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia mereka. Berikut adalah beberapa tipe aplikasi HRIS yang umum digunakan oleh perusahaan:

On-premises HRIS

On-premises HRIS adalah tipe aplikasi HRIS yang penginstalan dan pengelolaannya langsung oleh perusahaan di dalam infrastruktur IT mereka. Dalam tipe ini, perusahaan harus mengelola server, perangkat keras, dan perangkat lunak HRIS secara lokal di dalam lingkungan IT mereka sendiri. 

Cloud-based HRIS

HRIS berbasis cloud mengacu pada sistem perangkat lunak yang mengoperasikannya pada platform komputasi awan. Perancangan human resource management system ini juga berguna untuk mengelola dan mengotomatiskan berbagai fungsi dan proses SDM. Seperti antara lain pengelolaan data karyawan, pemrosesan penggajian, administrasi tunjangan, pelacakan waktu dan kehadiran, manajemen kinerja, serta perekrutan.

Hybrid HRIS

Hybrid HRIS biasanya terdiri dari kombinasi instalan perangkat lunak secara lokal dan aplikasi berbasis cloud yang bekerja sama untuk merampingkan proses SDM, mengotomatiskan tugas, dan mengelola data SDM. Ini mungkin termasuk modul untuk administrasi personalia, swalayan karyawan, pelacakan waktu dan kehadiran. Selain itu juga melakukan pemrosesan penggajian, administrasi tunjangan, manajemen kinerja, rekrutmen, dan fungsi SDM lainnya.

Open-source HRIS

Menggunakan HRIS open-source menawarkan beberapa keuntungan bagi perusahaan. Human resource information system ini memberikan penghematan biaya karena tidak ada biaya lisensi atau vendor lock-in. Sehingga menjadikannya pilihan yang lebih terjangkau untuk usaha kecil dan menengah. 

Mobile HRIS

Menggunakan HRIS mobile menawarkan beberapa keuntungan bagi perusahaan. Human resource information system ini memungkinkan karyawan untuk dengan mudah mengakses dan mengelola tugas terkait SDM mereka, mengurangi beban kerja staf SDM dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. 

Pentingnya Menggunakan Sistem HRIS

Pada era digital saat ini, perusahaan diharapkan mampu mengoptimalkan teknologi untuk mempermudah dan meningkatkan efisiensi kerja. Salah satu teknologi yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) adalah sistem HR. 

Meningkatkan efisiensi

Menggunakan Human resource information system dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Salah satu cara system HRIS meningkatkan efisiensi adalah dengan mengotomatisasi tugas-tugas HR manual, seperti perekrutan, pelatihan, dan evaluasi kinerja karyawan.

Sistem HRIS meningkatkan akurasi

Dengan proses HR manual, menghindari kesalahan manusia sulit dan dapat berdampak buruk pada perusahaan.  Seperti kesalahan dalam penggajian, kehilangan data karyawan, atau ketidakpatuhan terhadap peraturan dan kebijakan yang berlaku.

Sistem HRIS memperbaiki pengambilan keputusan

Utuk proses rekrutmen dan seleksi karyawan, system HRIS dapat membantu perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data pelamar, seperti kualifikasi, pengalaman, dan referensi. Analisis data ini juga dapat membantu perusahaan dalam menentukan kandidat yang paling cocok untuk posisi yang tersedia. Selain itu juga bisa memastikan bahwa melakukan seleksi secara objektif dan transparan.

Sistem HRIS meningkatkan transparansi

HR Sistem juga dapat membantu perusahaan dalam mengelola dan memantau kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku. Seperti peraturan perusahaan, peraturan pemerintah, dan peraturan keselamatan kerja. Dengan adanya aplikasi HRIS yang terintegrasi, manajemen dapat memantau dan mengaudit kepatuhan karyawan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku dengan lebih mudah dan akurat.

Meningkatkan pengelolaan SDM

Dalam program HRIS, data karyawan seperti data personal, data pekerjaan, data absensi, data kinerja, dan data penggajian mengakses dan mengelolanya secara terpusat dan terintegrasi. Hal ini memudahkan manajemen dalam memonitor kinerja dan produktivitas karyawan. Serta juga bisa memantau kehadiran dan absensi karyawan, dan melakukan pengelolaan penggajian.

Mengurangi biaya operasional

Dengan menggunakan sistem HRIS, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional yang terkait dengan proses administrasi dan pengelolaan sumber daya manusia. Selain itu, penggunaan sistem HRIS juga memberikan manfaat jangka panjang dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan dalam pengelolaan sumber daya manusia. Dalam jangka panjang, pengurangan biaya operasional dapat membantu perusahaan untuk menjadi lebih kompetitif dan berkelanjutan.

Meminimalisir human-error

Penggunaan sistem HRIS dapat membantu perusahaan dalam meminimalisir resiko human error. Oleh karena itu, perusahaan dapat menghindari konsekuensi negatif seperti ketidakakuratan data, pelanggaran peraturan, dan potensi masalah hukum. Dalam jangka panjang, penggunaan sistem HRIS yang efektif dapat meningkatkan akurasi, efisiensi, dan keandalan dalam pengelolaan sumber daya manusia, sehingga perusahaan dapat fokus pada aktivitas inti bisnis dan mencapai kinerja yang lebih baik.

Mengoptimalkan pengawasan kinerja pegawai

Dengan mengoptimalkan pengawasan kinerja pegawai melalui sistem HRIS, perusahaan dapat memaksimalkan potensi individu, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan. Selain itu, penggunaan sistem HRIS dalam pengawasan kinerja juga dapat memberikan manfaat bagi pegawai dengan memberikan umpan balik yang lebih terarah dan peluang pengembangan yang lebih jelas.
<h3id=”v”>Mempermudah manajemen pajak

Ketika perusahaan menggunakan sistem HRIS untuk manajemen pajak, maka mereka dapat menghemat waktu dan tenaga yang diperlukan dalam melakukan perhitungan dan pelaporan pajak secara manual. Selain itu, dengan adanya perhitungan otomatis dan pencatatan yang terpusat, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan perhitungan dan memastikan kepatuhan perpajakan yang lebih baik. Hal ini memberikan manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan, karena proses manajemen pajak menjadi lebih efisien dan akurat.

Menyederhanakan analisis kehadiran

Dengan menggunakan sistem HRIS untuk analisis kehadiran, perusahaan dapat menghemat waktu dan upaya yang diperlukan dalam mengumpulkan dan menganalisis data kehadiran secara manual. Sistem HRIS menyediakan akses mudah ke informasi kehadiran yang terorganisir, sehingga manajemen dapat dengan cepat mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat. Hal ini membantu meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan karyawan hadir sesuai jadwal yang ditentukan, sehingga memberikan dampak positif pada produktivitas perusahaan.

Rekomendasi Sistem HRIS Terbaik

Di era digital yang semakin berkembang, aplikasi HRIS telah menjadi salah satu solusi terbaik untuk mengelola sumber daya manusia di perusahaan. Namun, dengan banyaknya pilihan aplikasi HRIS yang tersedia di pasaran. Sehingga akan menjadi sulit bagi perusahaan untuk memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Salah satu aplikasi HRIS yang bisa Anda gunakan yaitu sistem HRIS milik Koneksi.

Selain itu, Software HRM milik Koneksi juga lengkap dengan berbagai jenis fitur yang perusahaan Anda butuhkan. Mulai dari manajemen penggajian, pembayaran pajak PPh 21, basis data karyawan, mengelola kehadiran karyawan, manajemen biaya tunai. Serta juga  menyederhanakan proses rekrutmen, dan mengevaluasi kinerja karyawan.

Kesimpulan

Dalam era digitalisasi saat ini, banyak perusahaan yang sudah beralih ke sistem pengembangan sumber daya yang berbasis online. Alasan mereka beralih ke aplikasi online memudahkan dalam proses mengatur sumber daya yang ada pada perusahaan. Mulai dari, mengotomatiskan perhitungan pajak dan asuransi, payroll management terakurat, dan terstandarisasi oleh sistem. 

Aplikasi HR Koneksi merupakan salah satu rekomendasi yang bisa Anda gunakan. Software HRIS ini dapat membantu Anda mengurus segala proses administrasi perusahaan secara cepat dan akurat. Semua dokumen dan data tersimpan dengan aman pada satu cloud sistem yang terintegrasi dengan software lainnya. Unduh skema gratis Anda sekarang.